TANA TIDUNG – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Tana Tidung menggelar bimbingan teknis (bimtek) pemeliharaan arsip, penyusutan arsip dinamis, dan pemusnahan arsip di bawah 10 tahun di lingkungan Pemkab Tana Tidung, di salah satu hotel di Tarakan, Senin (9/9).
Kegiatan yang diikuti 60 perwakilan OPD di Tana Tidung ini dibuka Bupati Tana Tidung Ibrahim Ali yang diwakili oleh Plt. Sekretaris Daerah (Sekda) Idhamnur.Bupati dalam sambutan yang dibacakan Idhamnur menjelaskan, bahwa penyusutan arsip dinamis adalah proses penting dalam manajemen informasi di berbagai organisasi. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Lanjut dikatakan, proses penyusunan arsip dinamis melibatkan beberapa tahapan utama: Pertama, penciptaan arsip: Tahap ini melibatkan pembuatan dokumen dan catatan yang diperlukan untuk operasional sehari-hari. Dokumen ini bisa berupa surat, laporan, email, dan berbagai jenis komunikasi lainnya.Lalu kedua, penggunaan dan pemeliharaan: Arsip yang telah diciptakan kemudian digunakan dalam berbagai kegiatan operasional. Selama tahap ini, penting untuk memastikan bahwa arsip disimpan dengan baik dan mudah diakses saat dibutuhkan.
Ketiga, penyusutan arsip: Setelah arsip tidak lagi aktif digunakan, mereka akan dipindahkan ke status inaktif.Arsip inaktif ini tetap disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan retensi arsip yang berlaku. Pada akhirnya, arsip yang sudah tidak diperlukan lagi akan dimusnahkan atau dipindahkan ke arsip statis untuk penyimpanan jangka panjang.
“Pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien sangat penting untuk menjamin ketersediaan informasi yang akurat dan dapat diandalkan. Hal ini juga membantu dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam berbagai kegiatan organisasi,” kata Bupati.(hdi/adv)
